Los últimos cambios en la Ley Antifraude trajeron consigo muchas novedades. Entre ellas apareció una que muy pronto tanto las empresas como los autónomos deberán cumplir; la emisión de facturas verificables, o uso de sistemas VeriFactu.

¿Qué es un sistema VeriFactu?

VeriFactu es el término utilizado para referirse a los sistemas de emisión de facturas verificables.

¿En qué consiste? Es un sistema informático empleado para enviar facturas a Hacienda, cumpliendo con lo establecido en la nueva Ley Antifraude.

De este modo, estas facturas deben cumplir con una serie de requisitos de los registros de facturación:

• Legibilidad
• Trazabilidad
• Integridad
• Conservación
• Inalterabilidad
• Accesibilidad

Además, la imposibilidad de realizar interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede anotación en el sistema. El objetivo es conseguir datos de facturación confiables y difíciles de manipular.

Las ventajas de los sistemas VeriFactu

El objetivo de la incorporación de estos sistemas es que la Administración consiga un mayor control tributario, al mismo tiempo que refuerza la confianza de los consumidores finales y elimina cualquier sospecha de fraude. Por ejemplo, el receptor de una factura podrá verificar que el emisor la haya remitido a la AEAT.

Ahora bien, ¿cuáles serán las ventajas para los emisores de facturas?

• Los registros se incorporan automáticamente a determinados libros de registro, como los libros de ventas e ingresos, ingresos en el IRPF o facturas expedidas en el IVA.
• No será necesaria la firma electrónica de los registros al dar de alta o anular una factura.
• Se considerará que el emisor cumple con los requisitos exigidos para los programas, lo que supondrá menos control por parte de la Inspección Tributaria.

También habrá ventajas para empresas y autónomos que sean destinatarios de facturas:

• Podrán comprobar en línea la información de las facturas recibidas.
• Podrán descargar la información para integrarla en los libros de registro.
• Podrán automatizar muchos procesos contables y fiscales, pudiendo centrarse en el día a día de su negocio.

¿Qué requisitos deben cumplir los softwares VeriFactu?

Según lo recogido por la nueva Ley Antifraude, todos los softwares de emisión de facturas verificables tendrán que cumplir con 3 requisitos básicos:

• Garantizar la inalterabilidad de los registros.
• Incluir un código QR.
• Tener la capacidad para enviar el registro de manera automática a la Agencia Tributaria.

Como ya hemos mencionado con anterioridad, el objetivo es lograr un sistema seguro, en el que las facturas no puedan manipularse. No obstante, este sistema tiene otra función; facilitar una comunicación fluida de los obligados tributarios con la AEAT.

Aparte de los tres requisitos mencionados, los sistemas VeriFactu deben cumplir con unas especificaciones técnicas concretas, garantizando que la emisión de registros es…

• Continuada
• Segura
• Correcta
• Íntegra
• Automática
• Consecutiva
• Instantánea
• Fehaciente

Una vez aprobado el reglamento de certificación del software, todas estas características serán obligatorias para cualquier sistema empleado para registrar y documentar la entrega de bienes y prestación de servicios.

Aquellos que sean contribuyentes del SII quedarán excluidos de esta obligación, al menos por el momento.

Otro detalle importante a tener en cuenta es que, aunque la incorporación de este sistema en el software de facturación sea obligatoria, su aplicación será voluntaria.

Las preguntas más frecuentes sobre VeriFactu

Los sistemas de facturas verificables son muy novedosos, y es normal que surjan muchas dudas sobre ellos. Por ello, hemos recogido las preguntas más frecuentes para resolverlas y ayudaros a comprender mejor su función.

¿Cómo se opta por el sistema VeriFactu?

Se entiende que, al remitir sistemáticamente las facturas a la AEAT, y recibir su aceptación, ya estamos optando por este sistema.

Esta opción se mantendrá salvo que se renuncie de forma expresa.

¿Cómo se identifican las facturas VeriFactu?

Todo aquel que remita a la AEAT sus registros de facturación, deberá dejar constancia de ello.

De este modo, las facturas incorporarán una frase tal como “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

¿Cuándo será obligatorio utilizar este sistema?

Según lo recogido por la nueva Ley Antifraude, la fecha límite es julio de 2024.

A partir de dicha fecha, toda empresa y profesional que emita facturas tendrá que emplear un sistema de emisión de facturas verificables o VeriFactu.

¿Cómo saber si tu sistema de facturación es un sistema VeriFactu?

¿Existe alguna forma de saber si el software de facturación que posees es un sistema VeriFactu? Por supuesto, siempre que…

• Cumpla con los requisitos marcados por la Ley Antifraude.
• Permita la comunicación automática, directa e instantánea.
• Acceda al envío de facturas de manera continuada, consecutiva y correcta.

Si cumples con estos tres puntos, entonces estás facturando con un sistema de emisión de facturas verificables, y quedará constancia de ello en todas tus facturas.

¿Qué pasará en el caso de que decidas no enviar tus facturas de manera automática? En ese caso, tendrás que cumplir con el resto de requisitos.

Veámoslo con un caso práctico; cuando factures, puedes enviar tus facturas por tu cuenta a la administración. El destinatario de una de esas facturas podrá comprobar su existencia real a través del código QR que esta contenga, incluso podrá descargar información en su mismo sistema.

También podrás generar facturas cumpliendo todos los nuevos requisitos establecidos y la administración podrá requerir la verificación de los mismos en cualquier momento.

¿Cómo afecta esto a las empresas, asesorías, despachos profesionales y autónomos?

La ley ya establecía la obligatoriedad de disponer de un software confiable, que permitiera trazar la información relevante para su adecuada gestión.

De hecho, era común que los softwares de gestión tuvieran la capacidad de comunicación con las administraciones digitales, así como otras ventajas y facilidades para que la gestión de la facturación de un negocio fuera más sencilla. A partir de ahora, será un requisito clave para que el programa sea considerado un sistema VeriFactu.

Al estar la factura en formato digital, permite la automatización de procesos y la mejora de relaciones con terceros que se relacionan con tu negocio. Por supuesto, esto incluirá a la propia Agencia Tributaria.

Optar por un sistema VeriFactu servirá también como garantía a los destinatarios de tus productos y servicios, pues en todo momento podrán consultar las facturas emitidas. Este sistema también te permitirá aprovechar la información común con tus proveedores.

Los softwares de facturación de Monitor Informática, ¿son sistemas VeriFactu?

En Monitor Informática siempre nos esforzamos por estar a la vanguardia ante los cambios legislativos y fiscales que puedan afectar a los usuarios de nuestros softwares de gestión.

De hecho, nuestros programas de facturación ya estaban diseñados para garantizar la trazabilidad e integridad de la información.

Muy pronto incorporaremos novedades a todos nuestros programas con el fin de que cumplan con los requisitos en la Ley Antifraude, y reciban la condición de sistemas VeriFactu. En todo momento os mantendremos informados sobre los avances al respecto. En cualquier caso todo queda supeditado a la publicación en el BOE del Reglamento y Orden Ministerial que desarrollan este tema.

Recuerda que puedes solicitar una demo de nuestros programas cuando desees, y probarlo sin ningún tipo de compromiso.

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