A través de los seguros sociales, tanto las empresas como los trabajadores, hacen sus contribuciones por diferentes conceptos a la Seguridad Social. Estas cotizaciones son obligatorias y se realizan mensualmente. La base de cotización sobre la cual se calculan las contribuciones varía dependiendo del régimen al que pertenezca el trabajador, ya sea autónomo, asalariado o algún régimen especial.

Los empresarios son los responsables de retener y abonar las cotizaciones a la Seguridad Social por cuenta de sus empleados. Estas cotizaciones incluyen aportaciones para diferentes contingencias, como la cobertura de enfermedades comunes, maternidad, paternidad y riesgos laborales.

Pero, los trabajadores también hacen sus aportaciones, que se deducen directamente de sus salarios. Estas cotizaciones les otorgan derechos a prestaciones y beneficios en caso de necesitarlos, como las prestaciones por desempleo, las pensiones de jubilación o las bajas por enfermedad.

La Seguridad Social es la responsable de administrar y gestionar los fondos recaudados a través de estas cotizaciones. El fin es garantizar que todos los trabajadores y sus familias estén protegidos frente a situaciones adversas, como accidentes laborales, enfermedades o el desempleo.

Hoy, en Monitor Informática, te contamos todo lo que tienes que saber sobre el pago de los seguros sociales.

 ¡Quédate a leer este post!

¿Qué son los seguros sociales?

Los seguros sociales son unos pagos mensuales que tanto las empresas como sus empleados realizan para contribuir en los siguientes aspectos:

• Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
• Contingencias comunes que incluyen enfermedades comunes, accidentes no laborales, jubilación, maternidad y riesgo durante el embarazo.
• Desempleo.
• Horas extraordinarias.
• Formación profesional.
• Fondo de garantía salarial (FOGASA).

Es importante tener en cuenta que la empresa y los empleados no realizan las mismas contribuciones ni para las mismas contingencias. Los empleados cotizan únicamente por contingencias comunes, desempleo, horas extras y formación profesional. Además, sus contribuciones son menores en comparación con las de la empresa. Además, la cantidad que la empresa paga está determinada por la suma de las bases de cotización de sus empleados y los porcentajes aplicados a esas bases. Estos porcentajes varían según factores como la actividad laboral realizada y el tipo de contrato empleado, entre otros.

¿Quién realiza el pago de los seguros sociales?

Si bien tanto las empresas como los trabajadores tienen la responsabilidad de realizar el pago de los seguros sociales, son las empresas las que efectúan los pagos directamente a la Seguridad Social, es decir, los seguros sociales de un trabajador los paga la empresa. En el caso de los seguros sociales de los autónomos la situación es distinta, son ellos mismos los que pagan de manera directa, sin intermediarios como las empresas.

¿Quién paga los seguros sociales de un trabajador de baja?

Cuando un trabajador se encuentra de baja, los seguros sociales son pagados por el empresario. Durante el período de baja por enfermedad o incapacidad temporal, la empresa continúa asumiendo la responsabilidad de pagar las cotizaciones a la Seguridad Social correspondientes al empleado ausente. Estos pagos se mantienen como parte de las obligaciones del empresario para asegurar la protección social del trabajador durante su ausencia debido a enfermedad o incapacidad. Así se consigue que el empleado de baja reciba los beneficios económicos y la atención médica necesaria, mientras que el empresario cumple con su obligación de contribuir a los sistemas de seguridad social.

¿Cuándo se pagan los seguros sociales?

Antes, las empresas debían presentar mensualmente los formularios TC1 y TC2, que contenían las cantidades totales que debían pagar por los seguros sociales. Esto lo hacían al mes siguiente de haberse devengado dichos seguros. Sin embargo, en la actualidad, estos formularios han sido reemplazados por los siguientes:

• RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones), que equivale al antiguo TC1.
• RNT (Recibo Nominal de Trabajadores), que sería el equivalente al antiguo TC2.

Tanto en el RLC como en el RNT, la empresa debe incluir el número total de trabajadores que han sido liquidados durante el mes, independientemente de si han trabajado todo el mes o solo una parte de él. En la actualidad, estos pagos también se realizan mensualmente, con fecha límite hasta el día 20 de cada mes si están domiciliados, o hasta el último día del mes si se efectúan mediante transferencia bancaria. La empresa es responsable de llevar a cabo estos pagos, reteniendo las cantidades correspondientes de las nóminas de los trabajadores.

¿Qué pasa si el pago de los seguros sociales no se hace a tiempo?

Una vez acabado el plazo oficial para pagar los Seguros Sociales, tienes la opción de realizar el pago con recargos adicionales según el tiempo transcurrido, presentando el RNT (antiguo TC2). El recargo en los seguros sociales se aplicará sobre el total de la cuota, y cualquier bonificación que la empresa tuviera será excluida.

Los recargos son los siguientes:

• 3%: Si pagas dentro del mes siguiente al plazo reglamentario.
• 5%: Si pagas dentro del segundo mes siguiente al plazo reglamentario.
• 10%: Si pagas dentro del tercer mes siguiente al plazo reglamentario.
• 20%: Si pagas a partir del tercer mes siguiente al plazo reglamentario.

Si no presentas el RNT, se aplicará un recargo del 20% si pagas la deuda dentro del plazo establecido en la reclamación de deuda o acta de liquidación, y del 35% si pagas fuera de ese plazo. Además, también se aplicarán intereses por retraso.

Aplazamiento del pago de los seguros sociales 

Debes saber que se puede solicitar un aplazamiento para el pago de los seguros sociales utilizando un formulario disponible en las oficinas de la Seguridad Social. También es posible realizar este trámite utilizando un certificado digital a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. El plazo máximo para devolver la deuda es de 5 años, aunque esto dependerá de la cantidad adeudada y de las circunstancias individuales de cada caso. Es importante que sepas que si se aplaza el pago de los seguros sociales, se generarán intereses correspondientes a la deuda pendiente.

Formas de pago de los seguros sociales

Existen dos maneras de pagar los seguros sociales:

• Domiciliar el pago para que se realice el pago en cuenta.
• El pago electrónico, de forma que la Seguridad Social emita el RLC con las cuotas que en cada caso corresponda. Se puede pagar en cajeros automáticos, a través de la banca online o por banca telefónica.

No existe un documento específico que deba presentarse en todos los casos para respaldar la solicitud. Pero, la Seguridad Social podría pedir algunos documentos relacionados con la situación económica del solicitante, especialmente si la deuda es considerablemente alta u otras circunstancias lo justifican. 

Guía para calcular los seguros sociales 

Para calcular los seguros sociales que la empresa debe pagar, se aplica un porcentaje sobre las bases de cotización correspondientes. Hay dos bases de cotización, que son las siguientes:

• Base de cotización por contingencias comunes:

La base de cotización para contingencias comunes se utiliza como referencia para calcular diversas prestaciones, como la incapacidad permanente, incapacidad temporal, viudedad y orfandad derivadas de enfermedad común y accidente no laboral. También se emplea para calcular prestaciones por maternidad y paternidad, así como la pensión de jubilación. Para obtener esta base, es necesario sumar la parte proporcional de las pagas extras al salario mensual. Tanto la empresa como los empleados contribuyen conjuntamente, aunque los porcentajes de cotización son distintos para cada uno.

• Base de cotización por contingencias profesionales:

Es la que se utiliza para calcular las prestaciones económicas en diversas situaciones, como riesgo durante el embarazo, riesgo durante la lactancia, incapacidad temporal, incapacidad permanente, orfandad y viudedad derivadas de accidente laboral y enfermedad profesional, así como para calcular la prestación de desempleo. Para calcular esta remuneración, es necesario sumar la parte proporcional de las pagas extras y el importe correspondiente a las horas extraordinarias al salario mensual. Las cuotas por contingencias profesionales son pagadas únicamente por la empresa, a excepción de la parte correspondiente al desempleo, que es cotizada tanto por la empresa como por el trabajador.

La empresa y los empleados realizan diferentes contribuciones a la Seguridad Social:

1. Seguros sociales del trabajador:

Los conceptos por los que cotizan todos los meses los trabajadores son los siguientes:

• Horas extraordinarias: 2% si son de fuerza mayor, y 4,7% por el resto.
• Contingencias comunes: 4,7%.
• Desempleo: 1,55% si el contrato es general, y 1,6% si es de duración determinada a tiempo parcial o completo.
• Formación profesional: 0,1%.

2. Seguros sociales de la empresa:

Los empresarios, por su parte, cotizan por los siguientes conceptos:

• Horas extraordinarias: 12% si son de fuerza mayor, y 23,6% por el resto.
• Contingencias comunes: 23,6%.
• Desempleo: 5,5% si es un contrato general, y 6,7% si es un contrato de duración determinada a tiempo parcial o completo.
  FOGASA: 0,2%.
• Formación profesional: 0,6%.
• Contingencias profesionales: en este caso el porcentaje va en función de la actividad que desarrolla la empresa, y del puesto que ocupa el trabajador.

¿Cómo contabilizar los seguros sociales?

Lo primero es tener en cuenta es que:

• La parte de la que se hace cargo la empresa se llama cuota empresarial.
• La parte que paga el trabajador es la cuota obrera, que se le descuenta de la propia nómina.

El pago de los seguros sociales se contabiliza así:

La cuota empresarial se contabiliza en el debe, en la cuenta 642 (Seguridad Social a cargo de la empresa). Aquí no aparece la cuota obrera, puesto que ya se incluye en el sueldo bruto que se contabiliza en la cuenta 640 (Sueldos y salarios). La suma de la cuota obrera y la cuota empresarial, es decir, todo el seguro social completo, se contabiliza en el haber, en la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social acreedores).

Si un trabajador está en situación de incapacidad temporal, es la Seguridad social quien se hace cargo de su prestación. Pero, lo cierto es que es la empresa quien se la paga al trabajador, para deducírsela luego en la siguiente liquidación de seguros sociales. Esto es lo que se llama pago delegado. Se contabilizará de la siguiente forma:

La cuantía del pago delegado irá en la cuenta 471 (Organismos de la Seguridad Social deudores); o en la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social acreedores), anotándose en el debe y reduciendo la deuda con la Seguridad Social. El sueldo del trabajador irá en la cuenta 640 (Sueldos y salarios). No se incluirá aquí el pago delegado ni la prestación por incapacidad temporal. Las cotizaciones sociales a cargo de la empresa se contabilizarán en la cuenta 642 (Seguridad Social a cargo de la empresa). Las cotizaciones que van a cargo del propio trabajador y de la empresa se contabilizarán en la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social acreedores).

Si tienes trabajadores y te estás beneficiando de la bonificación en los seguros sociales por cursos de formación, es obligatorio que contabilices bien dicha bonificación, que sería así:

En el debe, cuenta 471 (Organismos de la Seguridad Social deudores), indicando el importe de la bonificación.
En el haber, por el mismo importe, en el subgrupo 74-, Bonificaciones Seguridad Social.

A la hora de hacer el pago:

En el debe, cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social acreedores).
En el haber, en la cuenta 471 (Organismos de la Seguridad Social deudores), por el importe de la formación, y en el subgrupo 57- Tesorería, por el importe líquido a ingresar en el TC1.

Si eres autónomo y quieres contabilizar tus propios seguros sociales, se hace así:

Debes contabilizar tus cotizaciones en la cuenta 642 (Seguridad Social a cargo de la empresa)

Conclusiones sobre los pagos a la Seguridad Social

A través de los seguros sociales, tanto las empresas como los trabajadores, hacen sus contribuciones por diferentes conceptos a la Seguridad Social. Estas cotizaciones son obligatorias y se realizan mensualmente. La base de cotización sobre la cual se calculan las contribuciones varía dependiendo del régimen al que pertenezca el trabajador, ya sea autónomo, asalariado o algún régimen especial. Son las empresas las que efectúan los pagos directamente a la Seguridad Social, es decir, los seguros sociales de un trabajador los paga la empresa. En la actualidad, estos pagos se realizan mensualmente, con fecha límite hasta el día 20 de cada mes si están domiciliados, o hasta el último día del mes si se efectúan mediante transferencia bancaria.