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¿Qué son las cuentas anuales y cuando hay que presentarlas?

Como cada año, llega el momento de presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil. No obstante, si hace poco que abriste tu negocio, es posible que tengas muchísimas dudas con respecto a estos documentos.

Te rondarán preguntas como “¿Quién está obligado a presentarlas?”, “¿Cuál es el plazo?”, “¿Qué documentos necesitas?”. No te preocupes, a lo largo de este artículo te explicaremos en detalles que son las cuentas anuales y todo lo que necesitas saber para su presentación.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales de una empresa son los documentos que recogen su información financiera. No debe confundirse con los “estados financieros”, pues, aunque se suelen considerar como términos sinónimos, hay una diferencia muy sutil.

Las cuentas anuales se refieren a los estados financieros obligatorios que deben presentarse en el Registro Mercantil, mientras que los estados financieros detallan la situación financiera de la empresa para las personas interesadas.

¿Cuándo hay que presentar las cuentas anuales en 2022?

Las empresas deben presentar las cuentas anuales a los dentro de los 30 días siguientes a la Junta General dónde fueron aprobadas.

Para la mayoría de sociedades suele coincidir con el año natural. El plazo para el depósito de las cuentas anuales finaliza el 30 de julio.

¿Quién está obligado a presentar las cuentas anuales?

Exactamente, ¿quién está obligado a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil? Según lo recogido por la ley…

  • Las Sociedades de responsabilidad limitada
  • Las Sociedades anónimas
  • Las Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca
  • Los fondos de pensiones

Toda empresa, en virtud de la ley vigente, que esté obligada a hacer públicas sus cuentas anuales

¿Cuáles son los modelos de presentación de las cuentas anuales?

A la hora de presentar las cuentas anuales, existen tres tipos de formatos diferentes:

  • Formato abreviado: Con este formato pueden presentar los diferentes documentos que conforman las cuentas anuales en forma abrevada. Es importante señalar que para poder optar a este formato, las empresas deberán reunir, durante dos ejercicios consecutivos, una serie de circunstancias específicas.
  • Formato normal: Usado por las empresas de mayor tamaño, pues no pueden utilizar el formato abreviado.
  • Formato Pymes: Tal y como indica su nombre, es un formato para las empresas que hayan optado por el Plan Pymes.

¿Cuáles son los documentos que integran las cuentas anuales?

En total, existen cinco documentos que representan las cuentas anuales de una empresa. Estos son:

Balance de situación

Este documento refleja los datos financieros de la empresa en un momento dado. Se mide poniendo en relación el Activo (patrimonio, derechos de cobros de facturas pendientes, bienes…), el Pasivo (obligaciones y deudas pendientes) y el Patrimonio Neto (fondos propios o fuentes de financiación no exigibles).

Cuenta de pérdidas y ganancias

También conocido como cuenta de explotación, o cuenta de resultados, pues refleja el resultado contable entre la diferencia de ingresos y gastos.

Es el documento que aporta información sobre el resultado económico del ejercicio que se está analizando.

Estado de cambios en el Patrimonio Neto

Recoge cualquier cambio en el Patrimonio Neto de la organización, como por ejemplo el reparto de dividendos, resultados de ejercicios anterior, ampliación de capital…

En pocas palabras, es una complicación de operaciones llevadas a cabo durante el ejercicio fiscal, pero que no influyen en los resultados.

Estado de flujos de efectivo

Tal y como indica su nombre, es el documento que muestra los movimientos de efectivo de la empresa y sus variaciones.

Memoria

Por último, tenemos la Memoria. Se trata de un informe final que recoge los datos adicionales que se quieran incluir, así como resume todos los eventos sucedidos durante el ejercicio y su impacto en el aspecto económico-financiero.

Ahora bien, si hablamos de una Sociedad Mercantil o Entidad Pública Empresarial, y está sometida al Plan General de Contabilidad del sector privado, sus cuentas anuales estarán compuestas por los siguientes documentos:

Balance de situación

Presenta la posición patrimonial de la entidad, diferenciado entre el activo, el pasivo y el patrimonio neto.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Muestra los resultados correspondientes a la diferencia entre ingresos y gastos del ejercicio que se está analizando.

Estado de cambios en el Patrimonio Neto

Tal y como indica su nombre, muestra los cambios realizados en el Patrimonio Neto de la empresa, así como:

  • Estado total de cambios en el Patrimonio Neto: Refleja todos los cambios que ha habido en el Patrimonio Neto durante el ejercicio.
  • Estado de ingresos y gastos reconocidos: Refleja los ingresos y gastos generados por la actividad de la entidad.

Estado de flujos de efectivo

Documento que informa sobre el origen y destino de los movimientos en efectivo, así como de otros activos líquidos a lo largo del ejercicio.

Memoria

Completa la información contenida en los estados anteriores.

Hay que tener bien presente que todos estos documentos son obligatorios para todas aquellas empresas cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre.

Hasta el año pasado se podían presentar como cuentas anuales las del año anterior. En otras palabras, si finalizaban los plazos, y no se había llevado a cabo ningún depósito, esto no implicaba ninguna sanción.

Sin embargo, una de las principales novedades de las cuentas anuales en 2022 es el Real Decreto 2/2021 del 12 de enero, que dicta lo siguiente:

Se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, en su Disposición adicional undécima, habla del Régimen sancionador del incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas, determinando que:

a) La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.

b) En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social, según los datos obrantes en el Registro Mercantil

c) En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento”.

Por supuesto que hay excepciones a la regla. Por ejemplo, existe la posibilidad de utilizar modelos antiguos para los ejercicios económicos iniciados con anterioridad a enero de 2020, o cuando la aprobación y depósito de las cuentas anuales se ha realizado con anterioridad a la entrada en vigor de la ley.

Plazos legales para presentación la documentación de las cuentas anuales

Veamos ahora uno de los aspectos más importantes; ¿Cuáles son los plazos legales de presentación de toda la documentación que hemos visto en el punto anterior?

  • La elaboración y formulación de las cuentas anuales debe realizarse el 31 de marzo del año siguiente, es decir, en los tres meses posteriores al cierre contable del año anterior.
  • Para la legalización de los libros contables (libro de inventarios, cuentas anuales y libro diario) la fecha es hasta el 30 de abril. En otras palabras, cuatro meses tras el cierre.
  • La aprobación de las cuentas anuales por la Asamblea General se realiza en los 6 meses posteriores al cierre del año, por lo que la fecha límite es hasta el 20 de junio.
  • Por último, el depósito se realizará el 30 de julio.

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Tal y como habrás podido comprobar a lo largo de este artículo, es vital que tengas bien organizada todos los documentos que componen las cuentas anuales, ya que, por ley, estás obligado a presentarlas todos los años. Y un solo error podría suponer una gran sanción.

Por supuesto que contarás con alguien en tu departamento de contabilidad, o es posible que seas un profesional que lo gestiona todo desde una asesoría o gestoría. En ese caso, ¿por qué no hacer el trabajo más sencillo?

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