Muchas veces, un prestador de servicios le pide a su futuro cliente la entrega anticipada de una cantidad de dinero, para que así, pueda ir pagando los gastos que se van generando al llevar a cabo la tramitación de los servicios solicitados. La provisión de fondos es algo habitual en diversos sectores, como por ejemplo la abogacía, donde siempre se deberá comenzar el trabajo con una solicitud previa de una provisión de fondos.

Pero, ¡cuidado!, una provisión de fondos no debe confundirse con los pagos a cuenta. Estos dos conceptos suelen ser confundidos a menudo, esto se debe a que en los dos tipos de situaciones lo que se hace es lo mismo, es decir, se entrega por parte del cliente una parte del dinero anticipadamente al prestador de servicios y, más adelante, cuando el trámite o gestión finalice, se restará del pago final.

Aunque ambos conceptos tienen similitudes, la provisión de fondos y el pago a cuenta son totalmente diferentes, ya que sus consecuencias fiscales y legales no son las mismas. Así que debemos de tener bien claro en qué momento se nos está pidiendo una previsión de fondos y cuándo se debe realizar un pago a cuenta. Si quieres saber esto, y también cómo contabilizar una provisión de fondos, este artículo va a ser muy útil para ti.

¡Toma nota de todo!

¿Qué es una provisión de fondos?

La provisión de fondos se refiere a la entrega anticipada de dinero a un profesional o entidad para cubrir los gastos relacionados con un servicio o encargo que se va a realizar.

En algunas profesiones, es muy frecuente que se solicite a los clientes una provisión de fondos antes de iniciar cualquier trabajo. Esto se puede aplicar a abogados, asesores, notarios y otros profesionales que prestan servicios por honorarios. Por ejemplo, si planeas comprar un inmueble y necesitas una hipoteca, es probable que la entidad financiera te pida una provisión de fondos para cubrir los gastos asociados con la compraventa.

Es importante tener en cuenta que la provisión de fondos no es lo mismo que un anticipo o un gasto suplido, aunque puedan tener algunas similitudes. Son conceptos distintos con objetivos diferentes. La provisión de fondos asegura que los recursos necesarios están disponibles para cubrir los gastos futuros, mientras que un anticipo es un pago adelantado por el servicio que se recibirá posteriormente. Además, un gasto suplido es aquel en el que el profesional realiza el desembolso por cuenta del cliente y luego lo incluye en su factura.

Diferencia entre provisión de fondos y pago a cuenta

Aunque se traten los dos de anticipos de dinero, son conceptos totalmente distintos y hay que saber cuándo utilizar cada uno:

• Provisión de fondos: Consiste en un adelanto de los honorarios totales que el cliente realiza como garantía para los servicios que serán prestados en el futuro.
• Pago a cuenta: A diferencia de la provisión de fondos, este pago parcial se realiza antes de iniciar los servicios, cubriendo una parte del total de honorarios que se irán generando a medida que se lleve a cabo el trabajo. El pago total, es decir, el pago a cuenta, se efectuará una vez que se inicien los servicios.

Pasos para calcular una provisión de fondos

Para calcular la provisión de fondos, es esencial considerar el tipo de trámite o servicio para se está solicitando. Te dejo varios ejemplos de provisión de fondos para servicios profesionales, así verás cómo se calcula.

1º Ejemplo de provisión de fondos para un divorcio:

Supongamos que contratas a un abogado para que gestione un proceso de divorcio. En este caso, el abogado te solicitará una provisión de fondos que cubra las tasas judiciales necesarias para iniciar el trámite, así como otros gastos notariales relacionados con el procedimiento.

2º Ejemplo de provisión de fondos para una hipoteca:

Cuando gestionas un préstamo hipotecario para comprar una vivienda, la entidad financiera te pedirá una provisión de fondos para cubrir los gastos asociados al proceso. Estos gastos pueden incluir honorarios del notario, costos de registro, Impuesto de Transmisiones Patrimoniales o IVA (según si la vivienda es nueva o de segunda mano), honorarios de gestoría, tasación, comisión de apertura, Actos Jurídicos Documentados, entre otros.

¿Cómo contabilizar una provisión de fondos?

En el ámbito de los servicios prestados por abogados y asesores es muy frecuente solicitar un pago anticipado o provisión de fondos por parte del cliente. Esta provisión se realiza como adelanto para cubrir los costes y otros gastos en los que el profesional incurra al brindar el servicio. Además de las cantidades que el profesional debe pagar en nombre y representación del cliente (conocidas como suplidos), esta provisión también se basa en un criterio de caja, ya que generalmente se trata de relaciones de largo plazo o servicios continuos en el tiempo.

La provisión de fondos es una práctica común en el sector legal y de asesoría, permitiendo garantizar la cobertura de los gastos necesarios para llevar a cabo los servicios de manera efectiva y asegurando una relación de confianza y compromiso entre el profesional y el cliente durante el desarrollo del servicio. Esta provisión de fondos se deberá reflejar en la contabilidad.

¿Qué cuenta contable es la de provisión de fondos?

La provisión de fondos puede abonarse directamente sin necesidad de recibir o expedir factura por tal entrega, utilizándose en este caso las cuentas de anticipo a proveedores (407) o acreedores (417) para la contabilización, según corresponda. Pero, al actuar así, la empresa, al no haber factura de la provisión de fondos, no se podrá deducir dicho impuesto con el consiguiente perjuicio fiscal.
Así que, partiendo de la conveniencia de recibir factura, la provisión de fondos entregada constituye en sí mismo el devengo de una sola operación de la que, en un futuro, se derivarán consecuencias para la empresa. Por este motivo, podemos utilizar la cuenta 555 “Partidas pendientes de aplicación”, prevista para fondos recibidos sin causa identificada o causas no incluidas en otros subgrupos, durante el tiempo necesario para aclarar la misma.

¿Cómo se hace el registro contable de una provisión de fondos?

Aquí te dejo un ejemplo, para darte respuesta a la pregunta cómo contabilizar una provisión de fondos.

Ejemplo de provisión de fondos para abogado:

imaginemos que una empresa contrata los servicios de un abogado para gestionar el despido de algunos trabajadores. El abogado acepta el trabajo y solicita una provisión de fondos de 10.000 euros, 7.000 euros correspondientes a gastos suplidos y 3.000 euros correspondientes a honorarios.

El asiento contable para la empresa sería el siguiente:

10.000 euros (555.0) Partidas pendientes de aplicación
2.100 euros (472.0) H. P. IVA soportado a 5721.0) Bancos c/c 12.100 euros

La cuenta 555.0 (Partidas pendientes de aplicación) queda pendiente de ser saldada cuando el abogado emita la factura final una vez finalizado el procedimiento, regularizando dicha cuenta para evitar una imagen patrimonial incorrecta.

Una vez que hemos llegado al final del procedimiento, el abogado emite la siguiente factura:

Factura xxx

Honorarios: 3.000 euros
Anticipos honorarios: -3.000 euros
IVA
Suplidos: 6.000 euros
Anticipo de suplidos: -7.000 euros
Total: -1.000 euros

Esto deja un excedente de gastos suplidos de 1.000 euros que el abogado devolverá a la empresa. Hay que contabilizar una devolución de provisión de fondos.

3.000 euros (623.0) Servicios profesionales independientes
6.000 euros (629.0) Otros gastos suplidos
a (41.0) Acreedor 9.000 euros
9.000 euros (41.0) Acreedor a (555.0) Partidas pendientes de aplicación 9.000 euros
1.000 euros (572.0) Bancos c/c a (555.0) Partidas pendientes de aplicación 1.000 euros.

Como puedes ver, las provisiones de fondos en contabilidad representan una cantidad de dinero reservada para gastos futuros. La importancia de crear estas provisiones de fondos radica en que permiten reflejar los gastos de una empresa y los pagos correspondientes dentro del mismo año.

Provisión de fondos: modelo de factura

Una provisión de fondos es un avance por los servicios prestados, por lo que el profesional en cuestión emitirá una factura que supondrá un gasto para el cliente. Para cobrar una provisión de fondos, hay que emitir una factura como si de un anticipo se tratara. Esto fue establecido así por la Dirección General de Tributos en la consulta V1944-09. Esto quiere decir que tendrás que emitir una factura y aplicar el IVA correspondiente, ya que tiene consideración de pago parcial. Pero, esta factura no se puede sustituir por un presupuesto o factura proforma.

Por tanto, si eres un abogado o consultor, deberás facturar la provisión de fondos con el IVA desglosado en tus facturas. Si el cliente es otra empresa o profesional, recuerda aplicar la retención de IRPF. La factura quedará algo así:

Cuando ya se ha prestado el servicio, ya puedes emitir la factura por el importe restante. Tienes dos formas de hacerlo:

1. Reflejando en la factura el importe total del servicio y en productos se descuenta la provisión de fondos:

2. Se emite la factura con el importe restante, señalando en términos o notas el importe cobrado anteriormente como provisión de fondos, quedaría algo así:

Conclusiones sobre cómo contabilizar la provisión de fondos

La provisión de fondos es algo habitual en diversos sectores, como por ejemplo la abogacía, donde siempre se deberá comenzar el trabajo con una solicitud previa de una provisión de fondos.  La provisión de fondos se refiere a la entrega anticipada de dinero a un profesional o entidad para cubrir los gastos relacionados con un servicio o encargo que se va a realizar. Para calcular la provisión de fondos, es esencial considerar el tipo de trámite o servicio para el que se está solicitando. Partiendo de la conveniencia de recibir factura, la provisión de fondos entregada constituye en sí mismo el devengo de una sola operación de la que, en un futuro, se derivarán consecuencias para la empresa. Por este motivo, podemos utilizar la cuenta 555 “Partidas pendientes de aplicación”.