¿Te has equivocado al realizar la factura? No te preocupes, porque siempre puedes hacer una factura rectificativa. Es un documento utilizado para corregir errores o realizar modificaciones en una factura original. Es una herramienta necesaria cuando se ha emitido una factura incorrecta, ya sea porque se ha cometido un error en los datos del cliente, en los importes o en la descripción de los productos o servicios. La factura rectificativa o abono se utiliza para reflejar de forma precisa la información correcta y para cumplir con las obligaciones fiscales. Es importante destacar que la emisión de este tipo de factura no supone la anulación de la factura original, lo que hace es modificarla y corregir los errores existentes.

Para hacer una factura rectificativa, se deben seguir ciertos requisitos legales establecidos por la normativa fiscal. En primer lugar, es necesario indicar claramente que se trata de una factura rectificativa, mencionando el número de la factura original que se está corrigiendo. Además, se deben incluir los datos identificativos del emisor y del receptor, la fecha de emisión de la factura rectificativa y la descripción de las modificaciones realizadas.

Es fundamental tener en cuenta que una factura rectificativa conlleva implicaciones en el ámbito fiscal. Por un lado, permite corregir el IVA y los impuestos que se hayan facturado de forma incorrecta. Por otro lado, también puede afectar a la contabilidad de la empresa, ya que modifica los registros contables y puede implicar ajustes en los libros de cuentas.

Es recomendable conservar tanto la factura rectificativa como la factura original, puesto que las dos son documentos válidos y necesarios para justificar las transacciones comerciales. Además, no olvides informar a la Agencia Tributaria sobre la emisión de la factura rectificativa y asegurarse de cumplir con todas las obligaciones fiscales correspondientes.

Desde Monitor informatica vamos a explicarte hoy cómo hacer y contabilizar una factura rectificativa. Así podrás estar tranquilo si cometes algún error en la facturación, porque todos alguna vez lo hacemos. 

¡Aprende a hacer una factura rectificativa!

¿Qué es una factura rectificativa?

Una factura rectificativa es un documento utilizado en el ámbito empresarial para corregir errores o realizar modificaciones en una factura original emitida previamente. También se le conoce como factura de abono, porque su función principal es realizar un ajuste en los datos o importes de la factura original.

Una factura de abono o rectificativa es necesaria cuando: 

1. Se ha detectado un importe incorrecto.
2. Se ha omitido algún concepto. 
3. Falta información del cliente o proveedor.
4. Otros. 

Este tipo de situaciones pueden darse debido a equivocaciones humanas, problemas en los sistemas informáticos o cambios en los acuerdos comerciales. El fin de una factura rectificativa es reflejar de manera precisa la información corregida y cumplir con las normativas fiscales y contables. La factura rectificativa no anula la factura original, sino que la modifica y la complementa con la información corregida. Ambas facturas deben ser conservadas y presentadas a la Administración Tributaria en caso de requerimiento.

La emisión de una factura rectificativa puede tener implicaciones fiscales y contables, ya que puede afectar a los registros contables de la empresa y los impuestos asociados a la transacción. Por lo tanto, es recomendable seguir los requisitos legales establecidos, y si cuentas con el asesoramiento de un profesional en materia fiscal, mucho mejor. 

¿Cuándo debo hacer una factura rectificativa?

Una factura rectificativa es un documento que se emite para corregir errores o realizar modificaciones en una factura emitida previamente. Se utiliza cuando se ha emitido una factura incorrecta en términos de contenido, importación o datos, y es necesario corregir esos errores. Los casos en los que se debe emitir una factura rectificativa son: 

• Cuando se ha producido un error en los datos de facturación, como el nombre o la dirección del cliente. Si los datos son incorrectos, es necesario emitir estos una factura rectificativa con la información corregida.
• Cuando hay errores en los importes o en los cálculos realizados en la factura original. Esto puede incluir errores en los precios unitarios, cantidades, descuentos o impuestos aplicados. Si los importes son incorrectos, es necesario emitir una factura rectificativa para reflejar los valores correctos.
• Cuando se han realizado devoluciones o cancelaciones de productos o servicios después de emitir la factura original. En este caso, la factura rectificativa se utiliza para ajustar los importes y eliminar los productos o servicios devueltos de la factura original.

Tipos de facturas rectificativas 

1.Atendiendo a errores en el importe: 

Tanto la factura rectificativa positiva como la negativa son dos tipos de documentos utilizados para corregir errores en facturas emitidas previamente. Estas facturas se emiten cuando es necesario realizar ajustes en las importes de la factura original, ya sea para aumentarlos o disminuirlos.

• La factura rectificativa positiva se emite cuando se ha emitido una factura con una importación incorrecta o incompleta y se requiere aumentar dicha importación. Por ejemplo, si se olvidó incluir algún producto o servicio en la factura original, se puede emitir una factura rectificativa positiva para agregar estos conceptos y ajustar el importe total. Esta factura debe hacer referencia a la factura original y detallar los conceptos añadidos y el importe corregido.
• La factura rectificativa negativa se emite cuando se ha emitido una factura con una importación incorrecta y es necesario disminuirlo. Esto puede ocurrir en casos de descuentos adicionales, errores en los precios unitarios o en los cálculos de los impuestos. La factura rectificativa negativa debe hacer referencia a la factura original y especificar los conceptos corregidos y el importe ajustado.

Tanto la factura rectificativa positiva como la negativa deben cumplir con los requisitos legales y fiscales establecidos. Ambas deben incluir los datos del emisor y del receptor, los detalles de los conceptos corregidos, las fechas de emisión de la factura original y de la factura rectificativa, y cualquier otra información requerida por la normativa fiscal vigente.

2.Atendiendo a errores formales: 

Otra modalidad de factura rectificativa es la que se realiza cuando se ha cometido un error en la numeración de la factura, la fecha de emisión, el concepto, los datos del emisor o destinbatario, que son detalles necesarios e imprescindibles en cualquier factura.

3. Atendiendo a errores materiales: 

Se procederá a hacer factura rectificativa cuando se produzcan los siguientes errores:

• Error en el porcentaje o cuota de IVA.
• Error en la base imponible (ocasionadas por un impago o NO ocasionadas por un impago).
• Errores a la hora de aplicar un descuento.
• Devolución de envases y embalajes.
• Anulación total o parcial de operaciones, como por ejemplo altera

Condiciones que deben cumplir las facturas rectificativas 

Para que una factura rectificativa sea válida, debe de cumplir con una serie de condiciones. Es importante saberlo para no incurrir en problemas con contabilidad o errores fiscales en nuestra declaración trimestral o anual. Un modelo de factura rectificativa válido debe incluir:

• La condición de factura rectificativa en alguna parte de la factura.
• Descripción de la causa que ha provocado la rectificación. Podemos indicarlo en el concepto.
• Tiene que tener su serie de facturas paralela a la ordinaria, por ejemplo con la letra “R” delante del número de factura.
• Datos que identifiquen a la factura o facturas rectificadas.
• Esta factura tiene que cumplir con los mismos requisitos que debe cum plir cualquier factura genérica.

Aunque estos requisitos se puede aplicar a cualquier empresa o profesional, dependiendo del sector y las condiciones de cada emisor de facturas, estos datos podrían variar por lo que si tienes dudas debido a tu servicio o producto te recomendamos que los consultes con la Agencia Tributaria.

¿Cómo contabilizar una factura rectificativa?

La forma de contabilizar una factura rectificativa dependerá del motivo por el que se ha hecho la rectificación. Para entenderlo mejor, te lo explicamos con dos tipos de facturas rectificativas: 

• Factura de abono positiva: 

Las facturas de abono positivas se presentan cuando, después de la rectificación, el emisor de la factura reciba el dinero. Esto pasa cuando la factura se emite con un precio más bajo del que realmente se debe pagar. Supongamos que se han comprado 3 móviles marca Nokia, pero solo se han cobrado 2. En ese caso, el emisor rectifica la factura y el comprador debe pagar el tercer móvil. 

• Factura de abono negativa: 

En este caso, sucede todo lo contrario, las facturas de abono negativas se presentan cuando el emisor queda debiendo dinero al receptor. Ahora imagina que has emitido una factura por un servicio de catering en un evento y cobraste unas botellas de vino que jamás llegaron. En ese caso, rectificas la factura, eliminas las botellas de vino y deberás devolver la cantidad adeudada al comprador.  

¿Cómo se hace una factura rectificativa?

Una factura rectificativa no se puede hacer de cualquier manera, se debe seguir una serie de pasos marcados por la normativa fiscal. Aquí te explico cómo se hace una factura rectificativa:

1. Encabezado: En la parte superior del documento, se debe incluir los datos de la empresa emisora ​​de la factura rectificativa, como el nombre o razón social, dirección, número de teléfono y correo electrónico. También se debe indicar el número y la fecha de emisión de la factura original que está rectificando.
2. Datos del cliente: A continuación, incluye los datos del cliente al que se le emitió la factura original, como su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
3. Numeración de la factura rectificativa: Asigna un número de factura único para la factura rectificativa. Este número debe ser distinto al de la factura original, y debe seguir la secuencia de numeración que utilice en su sistema de facturación.
4. Descripción de la rectificación: En la factura rectificativa, se debe indicar claramente cuál es el motivo de la rectificación. Pueden ser varios motivos, como errores en el importe, la cantidad o el concepto facturado, cambios en los datos del cliente, entre otros. Especifica de manera precisa los cambios que estás realizando en relación con la factura original.
5. Cálculo de la rectificación: En la factura rectificativa, debes reflejar los cambios que se están realizando en relación con la factura original. 
6. Fecha de emisión: Indica la fecha en la que estás emitiendo la factura rectificativa. Es importante que esta fecha sea posterior a la fecha de emisión de la factura original que estás rectificando. 
7. Impuestos y totales: Si la rectificación afecta a los impuestos o a otros conceptos, refléjalo.
8. Firma y sello: La factura rectificativa debe llevar a cabo la firma y el sello de la empresa emisora ​​para validarla oficialmente.
9. Envío de la factura rectificativa: Una vez que hayas terminado de hacer la factura rectificativa, envíala al cliente de la misma manera que enviarías una factura normal. Puedes hacerlo por correo electrónico, correo postal o cualquier otro medio acordado con el cliente.

Ejemplo de factura rectificativa

Supongamos que en fecha 31/12/2019 hemos emitido una factura con el número 1.010 y por un importe de base imponible de 1.100 euros más un IVA del 21%, siendo un total de factura de 1.331 euros, la cual, hemos declarado en el cuarto trimestre del año 2019, que finalizó el 30 de enero de 2020.

Pues bien, ahora se nos plantea que el cliente no nos va a pagar la factura porque se encuentra en una situación de suspensión de pagos, y, por tanto, hay que plantearse hacer una factura rectificativa. 

• Factura Original Nº. 1.010: 

– Base imponible: 1.100 €

–  IVA (21%): 231 €

– TOTAL: 1.331 €

• Factura Rectificativa Nº. R0001:

– Base Imponible: 0 €

– IVA (21%): – 231 €

–  Total: – 231 €

Conclusiones sobre cómo emitir una factura rectificativa

Es fácil cometer errores cuando facturamos, pero, no te preocupes, porque siempre puedes hacer una factura rectificativa. Es un documento utilizado para corregir errores o realizar modificaciones en una factura original. La factura rectificativa no anula la factura original, sino que la modifica y la complementa con la información corregida. Se debe realizar una factura rectificativa cuando hay errores en los importes, en la fecha y numeración de la factura, en los datos del emisor o destinatario, en el concepto de la factura, en la base imponible, en la cuota del impuesto, en la aplicación de un  descuento, o en la devolución de envases o embalajes. Para hacer una factura rectificativa, hay que cumplir con un mínimo de requisitos que marca la normativa. En este post, te hemos dejado un ejemplo de factura rectificativa para que no tengas ninguna duda a la hora de hacer una. 

¡Ya sabes cómo puedes corregir una factura!