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¿Cómo contabilizar los cursos de formación?

Hand of businesswoman with ballpoint over open notebook at convention

La formación continua es un pilar fundamental para el crecimiento y desarrollo de cualquier empresa o profesional autónomo. Sin embargo, una vez tomada la decisión de invertir en formación, muchas veces surge una duda administrativa crucial: C

¿Cómo se hace el registro contable de los cursos de formación?

Desde el punto de vista contable, los cursos de formación se consideran generalmente como un gasto del período en el que se incurre. Es decir, si la empresa contrata o paga por un curso en marzo, ese gasto se anota en los libros de contabilidad de marzo. Esto se debe a que el beneficio obtenido de la formación suele ser difícil de medir directamente en términos monetarios.

En concreto, estos gastos irán a la cuenta 649. Otros gastos sociales. Esta cuenta está destinada a recoger todos los gastos de naturaleza social realizados por iniciativa propia o disposición legal.

Ejemplo de registro contable de un curso de formación

Supongamos que una empresa decide invertir en un programa de formación en habilidades de liderazgo para sus gerentes, con un coste total de 3.000 euros.

Para reflejar este gasto en los libros contables de la empresa, se llevaría a cabo el siguiente asiento contable:

  • Debe: Se registra un gasto de 3.000 euros en la cuenta 649 «Otros gastos sociales.
  • Haber: Se registra en la cuenta de proveedores (400) si aún no se ha realizado el pago, o la cuenta bancaria (572) si ya se ha realizado, los 3.000 euros, lo cual muestra la salida de efectivo o el incremento de la deuda con el proveedor que proporciona el servicio de formación.

De forma, que el Balance General quedaría de la siguiente manera:

Código de la cuenta Descripción Debe Haber
649 Otros gastos sociales 3.000 €
572 (o 400) Banco (o Proveedores) 3.000 €

 

Aspectos fiscales de la inversión en formación

Desde la perspectiva fiscal, los gastos en formación pueden ser deducibles, siempre que estén vinculados directamente con la actividad económica de la empresa y se consideren necesarios para la obtención de ingresos.

La deducibilidad de estos gastos contribuye a reducir la base imponible, lo que a su vez puede disminuir la carga fiscal de la empresa o del autónomo.

Es esencial, por lo tanto, que toda inversión en formación esté debidamente documentada y justificada, no solo para cumplir con las obligaciones fiscales, sino también para aprovechar estos beneficios fiscales, optimizando la estrategia fiscal global de la empresa.

Además, las formaciones en directo (mediante Skype, Zoom o similares, o presenciales) están exentas de IVA, ya que se considera un servicio educativo.

Conclusión

La contabilización correcta de la formación es fundamental para el cumplimiento legal. Con nuestro software de contabilidad, las pymes, autónomos y empresas pueden gestionar este proceso de manera más eficiente y segura, asegurando la conformidad con la ley y mejorando su gestión financiera global. Nuestro software permite introducir apuntes contables al instante sin necesidad de tener formación contable mediante la parametrización de las cuentas. ¡Solicita tu demo personalizada!